До внедрения единой информационной системы регламентированный учет велся с использованием программного продукта «Бухгалтерия предприятия 3.0». Блоки управленческого и оперативного учета велись либо на бумажных носителях, либо с помощью систем в MS Office каждым подразделением отдельно, что существенно затрудняло сбор отчетности, повышало количество ошибок в отчетности.

Отдельные блоки учета не были автоматизированы вообще:

• План-график проектов строительства не велся, в связи с чем не было понимания потребностей в материалах и ресурсах.
• Отчеты по строительству подавались на бумажных носителях, учет объемов выполненных работ оперативно не велся, сбор трудозатрат по проектам для целей расчета и распределения заработной платы производился вручную.
• Заявки на потребность в ТМЦ подавались подразделениями в МТО в бумажном виде, в электронном виде реестр заявок не велся, невозможно было получить информацию по сделанным и исполненным заявка на ТМЦ от подразделений, заказам поставщиков. В связи с этим МТО не могло проанализировать потребности предприятия в целом и обеспечивать поставки в срок. Срыв поставок вел к срывам сроков выполнения работ по проекту.
• На складе учет движения ТМЦ велся на бумажных карточках, регламентные первичные документы прихода ТМЦ на склад (форма М4), выдачи ТМЦ со склада (Требование-накладная) оформлялись вручную либо на типографских бланках, либо в MS Word.
• Выписка путевых листов производилась на типографских бланках, сбор данных по выработке водителей по проектам для целей расчета и распределения заработной платы водителей производился вручную.

Основной целью проекта являлось построение комплексной информационной системы компании, автоматизирующей бизнес-процессы оперативного, управленческого, регламентного учета и бюджетирования.

Система призвана была решить нижеперечисленные задачи:

• Ведение единой для всех отделов предприятия нормативно-справочной информации (контрагенты, договоры, объекты строительства, виды работ, механизмы, номенклатура, спецификации, плановые калькуляции и т.п.);
• Автоматизация оперативного, управленческого учета:
  • Управление строительством, в том числе:
    • Ведение календарных графиков строительства;
    • Распределение работ между собственными силами и подрядными организациями;
    • Планирование ресурсов (техники, материалов) для выполнения работ;
    • Назначение исполнителей на работы;
    • Ведение соглашений/договоров с заказчиками, подрядчиками;
    • Учет выполнения работ по строительству (КС6), учет работы сотрудников, транспорта и механизмов;
    • Регистрация сдачи работ заказчику, приемки работ подрядчиков (внутренняя и внешняя приемка работ) (КС2, КС3);
    • Учет затрат на строительство, формирование себестоимости работ.

• Управление производством, в том числе:

• Учет заказов на производство;
• Расчет плановых потребностей на производство на основании Заказов на производство и спецификаций;
• Формирование Графика производства;
• Диспетчеризация производства;
• Учет этапов производства, выпусков работ, полуфабрикатов и готовой продукции;
• Учет затрат на производство, формирование себестоимости выпущенной продукции.

• Управление основными средствами, техобслуживанием и ремонтами (учет объектов ремонта, регистрация наработки, учет текущих и внеплановых ремонтов, интеграция с производственной подсистемой и подсистемой управления строительством – графики доступности оборудования);
• Управление запасами, в том числе:

• Ведение стратегии управления запасами, в том числе способов и параметров обеспечения потребностей в ТМЦ, формирование заказов по потребностям в ТМЦ;
• Учет движения товарно-материальных ценностей (поступление, списание, перемещение, сборка/разборка и прочее);
• Учет инвентаризации, списание и оприходование по результатам;
• Планирование и учет доставки ТМЦ;
• Возможность адресного хранения ТМЦ на складе (по зонам, ячейкам).

• Управление закупками, в том числе:

• Ведение условий закупок, заказов поставщикам;
• Оформление документов поступления (ТМЦ, услуг, прочее);
• Ведение взаиморасчетов с поставщиками.
  • Управление продажами, в том числе:

• Ведение условий продаж, заказов покупателей,
• Учет взаиморасчетов с покупателями;
• Оформление документов реализации.
  • Управление затратами и расчет себестоимости;
  • Управление денежными средствами (Казначейство), в том числе:

• Учет заявок на расходование денежных средств;
• Формирование Платежного календаря, Реестра платежей;
• Формирование платежных поручений на основании утвержденного Реестра платежей;
• Обмен с Банк-клиентом;
• Регистрация движения наличных и безналичных денежных средств;
• Регистрация операций с денежными документами.

• Управление автотранспортом, в том числе:

• Учет транспортных средств (ведение справочника транспортных средств, учет выработки ТС и оборудования, контроль сроков замены шин и аккумуляторов, учет ДТП, контроль окончания сроков действия таких документов, как полисы ОСАГО, медицинские справки, водительские удостоверения и др.);
• Учет ГСМ (учет норм расхода ГСМ, поступления, выдачи и расхода ГСМ);
• Учет работы транспортных средств, строительной техники и средств механизации (формирование заказов на автотранспорт, выписки разнарядки на выпуск ТС и формирование маршрутных листов, формирования и обработки путевых листов);
• Учет выработки и рабочего времени водителей и начисление заработной платы по путевым листам;
• Интеграция с системой спутникового мониторинга, функционирующей на предприятии.

• Регламентированный учет кадров и расчет заработной платы;
• Бухгалтерский и налоговый учет;
• Бюджетирование, в том числе:

• Формирование Бюджетов строительства;
• Формирование БДДС, БДР;
• План-фактный анализ исполнения бюджетов.

В ходе реализации проекта в ноябре 2016 года - июне 2017 года специалистами компании ООО «ИТ Платформа» были выполнены следующие работы:

• Проведено обследование бизнес-процессов компании,
• Совместно с представителями Заказчика переработаны бизнес-процессы оперативного управления закупками, запасами, строительством, продажами, денежными средствами, производством, даны рекомендации по изменению методики учет затрат и расчета себестоимости;
• Выполнен автоматический перенос нормативно-справочной информации и остатков;
• Произведена первоначальная настройка системы;
• Произведены доработки и настройки следующих подсистем:
  • Управление продажами,
  • Управление закупками,
  • Управление денежными средствами;
  • Управление запасами;
  • Управление производством,
  • Управление доставкой;
  • Управление автотранспортом;
  • Управление строительством.
• Проведено обучение пользователей;
• Создан комлект методической документации по работе с системой;
• Оказана консультационная помощь при работе в автоматизированной системе, закрытии отчетного периода.

В настоящий момент в эксплуатацию введены следующие подсистемы:     

• Управление продажами 
• Управление закупками
• Управление денежными средствами
• Склад
• Управление производством (без графика производства)
• Управление строительством
• Расчет себестоимости продукции
• Управление автотранспортом
• Кадровый учет и расчет заработной платы
• Регламентированный учет

Численность предприятия: 230 человек

Количество автоматизированных рабочих мест на предприятии: 60

Количество одновременно работающих пользователей: 40

Внедрение автоматизированной системы позволило:

• Создать единое пространство для ведения всех видов учета на предприятии (оперативного, управленческого, регламентированного учета);
• Исключить дублирование ввода информации разными отделами;
• Обеспечить прозрачность и достоверность регламентированной и управленческой отчетности;
• Повысить оперативность получения отчетности, получать отчетность, которую раньше в принципе невозможно было собрать.